Preparación Académica: Grado Asociado en Administración de Sistemas de Oficina o Ciencias Secretariales.

Experiencia: Haber ocupado un puesto de Secretaria(o) de Gerente por (2) años.

Resumen de las funciones: Realiza funciones de tipo secretarial en apoyo a un Director de departamento que incluyen las siguientes tareas: Producir documentos tales como cartas, memorandos, tablas, informes, gráficas, organigramas, presentaciones y formularios haciendo uso de microcomputadoras o maquinillas. Redactar y contestar comunicaciones de rutina en ambos idiomas. Tomar dictados (utilizando los métodos de taquigrafía generalmente aceptados) y transcribir los signos. Mecanografiar borradores referidos por el Director. Mantener organizado y actualizado el sistema de archivo de la oficina. Coordinar la disposición final de documentos por obsolescencia o nulidad. Actualizar, comparar, corregir, cotejar, investigar, recopilar y verificar información para la preparación de documentos y reportes. Archivar, clasificar, enumerar, remitir, distribuir fotocopiar, identificar, organizar, recibir, registrar, revisar y sellar la correspondencia y otros documentos correspondientes a su trabajo. Coordinar reuniones y actividades oficiales convocadas por el Director y mantener actualizados su agenda y calendario. Revisar los documentos preparados para la firma del Director, asegurándose de que cumplan con las reglas gramaticales aceptadas, se observen las normas elementales de presentación, y se utilicen los formularios correspondientes. Recibir y orientar a las personas que visitan el área de trabajo y referirlos a la oficina correspondiente o a otras áreas de ser necesario. Mantener registros manuales o mecanizados de visitas, llamadas, documentos del trabajo, trámites, transacciones y actividades importantes del área. Operar equipos de oficina tales como microcomputadora, terminal de sistema en línea, fax, fotocopiadora, maquinilla, calculadora y otros. Contestar y generar llamadas telefónicas. Solicitar y/o suministrar información relacionada con el trabajo a empleados o personal externo por vía telefónica, personalmente o a través de correo convencional o electrónico. Mantener sistemas de seguimiento en asuntos relacionados con las operaciones del departamento, específicamente asuntos de la oficina del Director. Establecer y mantener comunicación con personal en departamentos responsables de acciones iniciales, intermedias o finales en la resolución de los diversos asuntos que atiende el departamento. Mantenerse informado sobre las normas más recientes en el campo de la profesión secretarial.

Job Type: Full-time

Salary: From $22,000.00 per year

Schedule:

• 8 hour shift
• Holidays
• Monday to Friday
• Overtime

Education:

• Associate (Preferred)

Experience:

• Customer service: 1 year (Preferred)

Work Location: One location

Please Note :
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